KI-Kompetenz: Mitarbeiter schulen nach dem AI Act
Art. 4 AI Act verpflichtet Firmen, die KI nutzen, zu KI-Kompetenz. Was seit dem Digital Omnibus gilt und wie Sie Schulung und Nachweis praktisch planen.
Ja: Wenn Ihr Team im Beruf KI-Tools wie ChatGPT oder Microsoft Copilot nutzt, verlangt Art. 4 der EU-KI-Verordnung (AI Act), dass Sie die KI-Kompetenz dieser Menschen gezielt fördern. Ein Zertifikat oder eine Prüfung ist nicht vorgeschrieben. Gefragt sind passende Maßnahmen – meist eine praxisnahe Schulung und klare interne Regeln – und ein einfacher interner Nachweis darüber.
Was Art. 4 AI Act verlangt
Die KI-Verordnung (EU) 2024/1689 regelt in Art. 4 die sogenannte KI-Kompetenz (englisch „AI literacy“). Seit der Änderung durch den Digital Omnibus lautet der Kern: Anbieter und Betreiber von KI-Systemen „ergreifen Maßnahmen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals und anderer Personen zu unterstützen“, die in ihrem Auftrag mit KI arbeiten. Dabei zählen Vorwissen, Erfahrung und Ausbildung der Menschen sowie der Zusammenhang, in dem die KI eingesetzt wird.
Was sich 2026 geändert hat
Art. 4 gilt seit 2. Februar 2025. Ursprünglich sollten Unternehmen „nach besten Kräften“ ein „ausreichendes Maß“ an KI-Kompetenz sicherstellen. Mit der Verordnung (EU) 2026/1744, dem sogenannten Digital Omnibus zur KI, wurde Art. 4 am 27. Juli 2026 neu gefasst:
- Die Pflicht bleibt für Anbieter und Betreiber bestehen.
- Ein bestimmtes oder „ausreichendes“ Niveau wird nicht mehr vorgeschrieben. Es geht darum, dass Sie etwas Sinnvolles tun, nicht um ein garantiertes Ergebnis.
- Kommission und Mitgliedstaaten sollen Unternehmen dabei unterstützen, ausdrücklich auch KMU.
Laut den Fragen und Antworten der EU-Kommission zur KI-Kompetenz (englisch) überwachen die nationalen Marktüberwachungsbehörden die Regeln ab 2. August 2026. Einen eigenen Bußgeldrahmen für Art. 4 enthält die Verordnung nicht. Die KI-Servicestelle der RTR weist aber darauf hin, dass fehlende Schulung zivilrechtlich eine Rolle spielen kann, wenn durch falschen KI-Einsatz ein Schaden entsteht.
Art. 4 AI Act im Zeitverlauf
- Art. 4 gilt für Anbieter und Betreiber von KI-Systemen.
- Der Digital Omnibus fasst Art. 4 neu: Maßnahmen statt eines „ausreichenden Maßes“.
- Nationale Marktüberwachungsbehörden beaufsichtigen die Regeln.
Anbieter oder Betreiber: Wer ist betroffen?
Die Verordnung unterscheidet mehrere Rollen. Für die meisten Unternehmen sind zwei davon wichtig:
| Rolle | Wer ist das? | Typisches Beispiel |
|---|---|---|
| Anbieter | Wer ein KI-System entwickelt oder entwickeln lässt und es unter eigenem Namen oder eigener Marke in Verkehr bringt oder in Betrieb nimmt, ob gegen Bezahlung oder gratis | Eine Softwarefirma, die ein eigenes KI-Produkt verkauft |
| Betreiber | Wer ein KI-System in eigener Verantwortung beruflich verwendet | Ein Steuerbüro, das Copilot nutzt; ein Handwerksbetrieb, der Angebote mit ChatGPT vorformuliert |
Die meisten kleinen und mittleren Unternehmen sind Betreiber. Art. 4 gilt aber für beide Rollen gleichermaßen. Rein private Nutzung fällt nicht darunter.
Ein Sonderfall: Wenn Sie ein KI-System eigens für sich entwickeln lassen und es unter Ihrem Namen in Betrieb nehmen, etwa einen eigenen Chatbot, können Sie auch als Anbieter gelten. Das sollten Sie im Einzelfall prüfen.
Wichtig ist auch, wen die Pflicht umfasst. Die Kommission zählt nicht nur Angestellte dazu, sondern auch andere Personen, die in Ihrem Auftrag mit dem KI-System arbeiten, etwa Freelancer oder Dienstleister.
Was KI-Kompetenz in der Praxis bedeutet
Die Verordnung beschreibt KI-Kompetenz als Fähigkeiten, Wissen und Verständnis, um KI-Systeme informiert einzusetzen und Chancen, Risiken und mögliche Schäden zu erkennen. Ein Standardprogramm gibt es nicht. Die Kommission empfiehlt, vier Dinge zu berücksichtigen:
- ein allgemeines Grundverständnis von KI im Unternehmen,
- Ihre Rolle (Anbieter oder Betreiber),
- die Risiken der konkreten Systeme, die Sie einsetzen,
- den Wissensstand der Menschen, die damit arbeiten.
Praktisch heißt das: Nicht alle brauchen dasselbe. Wer gelegentlich eine E-Mail mit KI glättet, braucht vor allem klare Regeln und ein Gespür für Fehler. Wer mit KI Kundendaten auswertet oder Texte veröffentlicht, braucht mehr Tiefe. Die Führung muss wissen, welche Tools im Haus laufen und wer wofür verantwortlich ist.
Für Hochrisiko-KI-Systeme, etwa in Personalauswahl oder Kreditvergabe, gelten zusätzlich strengere Pflichten zur menschlichen Aufsicht. Dieser Artikel konzentriert sich auf den häufigen Fall: Büro- und Kreativ-Tools im Alltag.
Inhalte einer guten KI-Schulung
Grundlagen ohne Fachchinesisch
Wie entstehen die Antworten eines Sprachmodells? Warum klingt eine falsche Antwort genauso überzeugend wie eine richtige? Wer das einmal verstanden hat, geht mit jedem Tool vorsichtiger und gleichzeitig mutiger um.
Prompting mit echten Aufgaben
Am meisten bleibt hängen, wenn das Team mit eigenen Aufgaben übt: ein Angebot entwerfen, eine Besprechung zusammenfassen, eine Kundenanfrage beantworten. Gute Anweisungen enthalten Kontext, Ziel, Format und Beispiele. Eine gemeinsame Sammlung bewährter Prompts spart danach viel Zeit.
Datenschutz und DSGVO
Personenbezogene Daten gehören nur in Tools, für die es eine rechtliche Grundlage und einen passenden Vertrag gibt, etwa einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Das Team sollte wissen, welche Tools freigegeben sind und welche Daten nie hineinkommen: Gesundheitsdaten, Personalakten, vollständige Kundenlisten.
Vertraulichkeit und Geschäftsgeheimnisse
Auch ohne Personenbezug kann eine Eingabe heikel sein: Verträge, Kalkulationen, Quellcode. Klären Sie, ob ein Anbieter Eingaben zum Training verwendet, und regeln Sie, ob private Konten für die Arbeit tabu sind.
Halluzinationen und Faktencheck
KI-Tools erfinden manchmal Fakten, Quellen oder Zahlen. Die Regel für das Team ist einfach: Was nach außen geht oder eine Entscheidung stützt, prüft ein Mensch. Bei Zahlen, Namen, Zitaten und Rechtsfragen besonders genau.
KI-Inhalte kennzeichnen
Art. 50 der KI-Verordnung regelt Transparenzpflichten. Betreiber müssen Deepfakes, also täuschend echte KI-Bilder, -Videos oder -Tonaufnahmen, als KI-erzeugt offenlegen. KI-Texte, die die Öffentlichkeit über Angelegenheiten von öffentlichem Interesse informieren, sind ebenfalls offenzulegen, außer ein Mensch hat sie redaktionell geprüft und verantwortet sie. Und wer mit einem Chatbot spricht, soll erkennen können, dass er es mit einer KI zu tun hat. Ihr Team sollte wissen, wann ein Hinweis nötig ist und wie er aussieht.
Je nach Einsatz gehören auch Urheberrecht und Arbeitsrecht dazu, die die RTR ebenfalls als Schulungsthemen nennt.
Die Schulung planen: fünf Schritte
- Bestandsaufnahme: Welche KI-Tools werden genutzt, von wem, wofür? Fragen Sie offen nach, auch nach privaten Konten. Typische Einsatzbereiche zeigen wir in unserem Beitrag KI im Unternehmen.
- Regeln festlegen: Eine kurze interne KI-Richtlinie klärt, welche Tools erlaubt sind, welche Daten tabu sind, wer Ergebnisse prüft und wann gekennzeichnet wird.
- Gruppen bilden: Gelegentliche Nutzer, intensive Nutzer und Verantwortliche brauchen unterschiedliche Tiefe.
- Schulen mit Praxis: Kurze Theorie, viel Üben an echten Aufgaben, Fragen aus dem Alltag.
- Auffrischen: Bei neuen Tools, neuen Kolleginnen und Kollegen oder geänderten Regeln. Ein fixer Termin pro Jahr hilft, dass es nicht einschläft.
Dokumentation: Was Sie festhalten sollten
Ein Zertifikat ist laut Kommission nicht nötig. Es reicht eine interne Aufzeichnung über Schulungen und andere Maßnahmen. Die RTR empfiehlt als Nachweis:
- eine schriftliche KI-Strategie, auch wenn sie nur eine Seite lang ist,
- eine interne KI-Richtlinie, die alle kennen,
- ein Schulungskonzept: wer lernt was, wie oft,
- pro Person: Art der Schulung, Anbieter, Inhalte, Datum und Wiederholungen.
Für einen kleinen Betrieb genügt dafür oft eine gut gepflegte Tabelle. Ideen, wie andere Organisationen KI-Kompetenz aufbauen, sammelt die Kommission im Repository of AI literacy practices. Wer diese Beispiele nachmacht, erfüllt Art. 4 allerdings nicht automatisch.
Welche Formate für KMU funktionieren
| Format | Gut für | Aufwand |
|---|---|---|
| Workshop vor Ort oder online (halber bis ganzer Tag) | Gemeinsamer Start, Regeln klären, Üben an echten Aufgaben | Einmalig mittel |
| Kurze Lerneinheiten (15–30 Minuten) | Auffrischen, einzelne Themen vertiefen | Laufend gering |
| Onboarding-Modul | Neue Kolleginnen und Kollegen | Einmal erstellen, dann gering |
| Interne Ansprechperson | Fragen im Alltag, neue Tools bewerten | Laufend gering |
| Prompt-Sammlung und Merkblatt | Gute Ergebnisse schneller wiederholen | Gering |
Eine sinnvolle Kombination: ein Workshop zum Start, danach kurze Formate. So bleibt das Wissen lebendig, ohne dass der Betrieb tagelang stillsteht.
Kurz zur Einordnung
Dieser Beitrag gibt einen Überblick über die Rechtslage mit Stand Oktober 2026 und ersetzt keine Rechtsberatung. Für Ihren konkreten Fall, vor allem bei Hochrisiko-Anwendungen oder eigener KI-Entwicklung, wenden Sie sich an eine Rechtsanwältin oder einen Rechtsanwalt oder an die KI-Servicestelle der RTR.
Schulung mit Ihren eigenen Aufgaben
Wir bieten KI-Schulungen für Unternehmen an: mit den Tools, die Ihr Team wirklich nutzt, mit Aufgaben aus Ihrem Alltag und mit Datenschutz und KI-Kompetenz nach AI Act im Blick. Vor Ort oder online. Wenn Sie wissen möchten, wie das bei Ihnen aussehen könnte, schreiben Sie uns.
Häufige Fragen
Müssen Mitarbeiter geschult werden, die ChatGPT nutzen?
Ja. Laut EU-Kommission sollen Beschäftigte, die Tools wie ChatGPT beruflich nutzen, zumindest über die konkreten Risiken informiert sein, etwa über erfundene Antworten (Halluzinationen). Wie umfangreich die Schulung ausfällt, hängt davon ab, wofür das Tool eingesetzt wird.
Braucht man für die KI-Kompetenz nach Art. 4 ein Zertifikat?
Nein. Die EU-Kommission stellt klar, dass kein Zertifikat nötig ist. Es genügt, intern festzuhalten, welche Schulungen und Maßnahmen es gab, für wen und mit welchen Inhalten.
Seit wann gilt die Pflicht zur KI-Kompetenz?
Art. 4 der KI-Verordnung gilt seit 2. Februar 2025. Mit dem Digital Omnibus wurde der Text am 27. Juli 2026 geändert: Die Pflicht bleibt, ein bestimmtes Niveau wird aber nicht mehr vorgeschrieben. Die nationalen Behörden überwachen die Regeln laut Kommission ab 2. August 2026.
Gibt es Strafen, wenn ein Unternehmen keine KI-Schulung macht?
Die KI-Verordnung nennt für Art. 4 keinen eigenen Bußgeldrahmen; die Aufsicht liegt bei nationalen Marktüberwachungsbehörden. Die österreichische RTR weist zusätzlich darauf hin, dass fehlende Schulung bei einem Schaden zivilrechtlich relevant werden kann.
Gilt die KI-Schulungspflicht auch für kleine Unternehmen?
Ja, Art. 4 kennt keine Ausnahme nach Unternehmensgröße. Die Maßnahmen dürfen aber zu Ihrem Betrieb passen: Ein Team mit zwei KI-Tools braucht ein anderes Programm als ein Konzern mit eigener KI-Entwicklung.
